Les 5 grandes étapes d’un projet PIM réussi !

Un PIM (= Product Information Management) constitue un outil performant pour les e-commerçants : il leur permet de collecter, de gérer et d’enrichir leurs informations produits, de créer un catalogue et de le distribuer sur leurs différents canaux de vente. Les marchands ont de plus en plus besoin d’informations précises et actualisées sur leurs produits, et c’est là qu’un PIM peut être un atout précieux. Conçu pour servir d’interface centrale pour l’ensemble des informations produits, un PIM simplifie grandement le processus de gestion et d’enrichissement des données, tout en facilitant la syndication de données précises et actuelles sur l’ensemble des canaux.

Vous vous interrogez sûrement sur les étapes à suivre pour implémenter efficacement une solution PIM. Quelles sont les best-practices à respecter ? Quelles tâches devez-vous effectuer pour y parvenir dans les meilleures conditions ? Chaque projet d’implémentation PIM est unique : si vous êtes un retailer avec un catalogue composé d’un million de produits provenant de centaines de fournisseurs, votre projet d’implémentation PIM sera très différent de celui d’un e-commerçant qui doit gérer 500 produits au sein de sa boutique en ligne, ou d’une marque qui conçoit ses propres produits.

De ce fait, chaque projet PIM aura forcément ses singularités et chaque contexte implique des étapes en plus ou en moins, mais globalement, nous pouvons identifier 5 grandes phases : découvrons les plus en détails dès maintenant !

Étape n°1 : l’analyse du besoin et de votre système actuel

Avant de commencer à définir et à mettre en œuvre votre stratégie PIM, vous devez examiner votre système, mais aussi la manière dont vous gérez actuellement vos données produits. Un bon point de départ consiste à poser les questions suivantes :

• • Comment classez-vous et organisez-vous actuellement vos informations produits, y compris les courriels, les médias, les documents et autres données ?
  • Est-il facile pour vos collaborateurs de trouver et d’accéder aux informations clés de votre plateforme digitale ? Si un client ou un fournisseur souhaite obtenir une information spécifique, est-elle facilement accessible ?
  • Quels sont les points forts sur lesquels vous pouvez capitaliser en matière de gestion des informations produits ? À contrario, quelles sont les lacunes que vous constatez et que vous souhaitez combler ?
  • Observez-vous des silos d’information ? Est-ce que vos collaborateurs travaillent dans des systèmes disparates ?
  • Y a-t-il une duplication de l’information ou des données au sein de votre entreprise ?

Une fois que vous avez une idée des améliorations qui pourraient être apportées à la manière dont vous gérez les informations relatives à votre plateforme digitale, vous pouvez commencer à définir vos objectifs. Que cherchez-vous à atteindre en mettant en œuvre votre stratégie de gestion de l’information produit ?

Cela peut être :

• • Une cartographie plus précise de la performance de vos lancements de gammes ?
  • Un moyen plus facile d’accéder à toutes les informations relatives à vos projets afin de travailler à partir d’une seule interface centralisée, et ainsi éliminer les silos d’informations ainsi que les données inexactes ?
  • Une atténuation des risques liés à la perte ou à la compromission d’informations relatives à l’entreprise, à un projet spécifique, ou à l’impossibilité d’accéder aux informations lorsque vous en avez besoin dans des situations capitales ?
  • La capacité de prendre des décisions et de rectifier le tir lorsque cela est nécessaire ?
  • Une meilleure gestion des coûts, des ressources d’un projet, et la possibilité d’identifier des opportunités d’optimisation budgétaire ?

Bien-entendu, ces différents axes de réflexion ne représentent que des pistes potentielles à prendre en compte pour vous aider à analyser votre situation actuelle. Dans tous les cas, cette première étape doit au moins porter sur les éléments suivants :

• • Un état des lieux des avantages / pain-points de l’ensemble des processus de bout-en-bout à l’instant T (de la négociation d’un produit auprès des fournisseurs jusqu’à la mise à disposition de celui-ci sur les canaux de vente, puis son retrait/remplacement),
  • L’analyse des opportunités business de votre entreprise pour établir précisément votre stratégie cible : qu’elle soit stable ou ré-orientée, l’important est qu’elle soit la plus claire possible !
  • Les capacités d’évolution de votre entreprise en termes de ressources humaines : qui sont les collaborateurs pouvant être promus ? Qui en a envie ? Quelle est votre capacité de recrutement actuelle ?
  • Quels canaux de ventes devez-vous cibler ? Comment pouvez-vous les optimiser ?

Pour répondre à vos besoins, vous devez identifier les personnes avec lesquelles vous souhaitez travailler en interne, mais aussi en externe. Une stratégie PIM réussie implique la mise en place du bon système et du bon processus. Pour y parvenir dans les meilleures conditions, cherchez à travailler avec des professionnels et des prestataires qui comprennent l’environnement dans lequel vous évoluez, les besoins que vous exprimez, et qui peuvent les traduire en processus pratiques et réalisables. Dans tous les cas, si vous prenez le temps de définir vos objectifs et d’exposer les avantages commerciaux de la mise en œuvre d’une stratégie PIM, il sera beaucoup plus facile d’obtenir le soutien dont vous avez besoin pour mener à bien ce projet !

Étape n°2 : le choix de la solution

Toute cette analyse en amont vous permettra d’établir une “grille de notation”, ou a minima, des besoins en termes de fonctionnalités pour sonder les différents éditeurs de PIM. Dans cette deuxième étape, il est donc important d’évaluer plusieurs critères pour votre future solution PIM.

En voici quelques-uns à ne pas négliger :

La modularité 

Il est important que votre système PIM puisse s’intégrer facilement à n’importe quelle plateforme. Un bon PIM devrait être en mesure de se synchroniser avec la plupart des applications tierces E-Commerce et/ou avec la base de données de vos fournisseurs. De cette manière, vous pouvez recueillir des données de n’importe quelle source, qu’il s’agisse de votre ERP, de fichiers plats comme Excel, .CSV, voire par API, et les exporter facilement vers vos canaux de vente. De ce fait, nous vous conseillons vivement de privilégier des solutions PIM dotées d’une excellente modularité avec des systèmes open-source.

Le modèle de données

Quel type de système PIM peut le mieux répondre aux besoins de votre entreprise ? Les deux principaux types de systèmes PIM sont les suivants :

• • On-premise : ce modèle permet aux utilisateurs d’installer une solution sur leur propre serveur, afin d’y ajouter tous les développements spécifiques souhaités.
  • Cloud (SaaS ou PaaS) : contrairement aux systèmes PIM on-premise, ce modèle permet de réduire les coûts d’installation, de maintenance et la gestion de la sécurité des données, car les fournisseurs de cloud s’en chargent pour vous. Les mises à jour sont généralement automatisées. L’inconvénient est que vos données seront hébergées par un tiers plutôt que par vos propres systèmes. Cela signifie que vous serez tributaire d’un accord de niveau de service pour l’accès aux données et que vous ne contrôlerez pas les mises à jour.

Le niveau de performance du support

Vous souhaitez choisir une solution PIM réputée pour sa simplicité d’utilisation ? Très bien ! Cependant, cela ne signifie pas qu’elle fonctionnera parfaitement 24h/24h, 7 jours sur 7. De plus, les projets d’implémentation sont généralement assez complexes et peuvent connaître quelques complications lors de leur mise en œuvre.

Lorsque vous choisissez votre système PIM, tenez compte du degré d’assistance que l’éditeur vous fournira. Bénéficierez-vous de l’appui dont vous avez besoin tout au long de l’installation, en plus de la maintenance continue du système ? Ce point est particulièrement important si vous êtes novice en matière de systèmes PIM, mais avec le bon fournisseur, vous devriez être en mesure d’intégrer votre nouvelle solution dans les meilleures conditions.

La maturité des futur(e)s utilisateurs.trices de la solution

Quelles sont les compétences des utilisateurs de votre solution PIM à l’instant T, et quel est le niveau de perfectionnement dont ils ont besoin pour s’approprier pleinement l’outil ? Quelle que soit la solution que vous choisissez, vous aurez besoin d’un certain nombre d’heures de formation pour mettre vos équipes à niveau. En fonction du budget alloué, des compétences techniques de vos utilisateurs et de la courbe d’apprentissage, il est certain que le niveau de complexité de la solution PIM que vous choisirez jouera un rôle important dans votre décision finale.

L’implémentation d’une solution PIM au sein de votre socle technologique ne se fait pas en un jour. De ce fait, privilégiez un outil PIM qui propose des méthodologies d’accompagnement pour vous aider dans l’évolution de votre expérience produit. Cela permettra à votre entreprise de gagner en maturité au niveau de la gestion des informations produits, tout en continuant de fournir des expériences produits qualitatives. Ainsi, vérifiez que la solution PIM qui vous intéresse propose un plan d’évolution et de maturité. En suivant ce plan scrupuleusement, vous aurez toutes les armes en main pour permettre à votre entreprise de progresser rapidement vers les objectifs fixés.

What else ?

Il ne s’agit là que de quelques pistes importantes. Nous pourrions également citer :

• • Le secteur d’activité et le domaine dans lequel évolue votre entreprise,
  • Vos ambitions cibles,
  • L’aspect user-friendly de l’interface,
  • La tarification appliquée par l’éditeur,
  • La communauté et l’écosystème de l’éditeur.

En clair, la mise en place d’un logiciel PIM est un processus important. La solution PIM que vous choisissez doit non seulement répondre à vos exigences actuelles, mais aussi être capable de soutenir le développement de votre entreprise sur le long terme !

Étape n°3 : la phase de conception

La phase de conception est essentielle à la réussite de votre projet PIM. Ici, l’adhésion de l’organisation est essentielle. Une planification intelligente avec toutes les parties-prenantes à ce stade est cruciale pour le succès à long terme de votre projet d’implémentation PIM. Établissez des objectifs business clairs pour étayer votre mise en œuvre technique. Si vous commencez le processus en anticipant les échecs de développement et les déficiences des données, vous pourrez créer des processus efficaces à mettre en œuvre pour mener à bien votre projet. Bien sûr, il est important de s’assurer que ces processus soient communiqués et adoptés en interne ; si votre équipe produits se met à tout éditer à la main en aval de la mise en œuvre de votre PIM, cela peut invalider tout le travail effectué en amont !

Les différentes sessions dédiées à l’étape de conception peuvent être l’occasion de concevoir des diagrammes de flux d’enrichissement du produit précis, actuels et idéalisés. Ils vous serviront de boussole lorsque vous commencerez à prendre des décisions sur la manière de construire votre PIM. Au cours de ces sessions, il faut d’abord comprendre comment les données circulent dans le système, quels sont les connecteurs et les sources de données qui comptent le plus pour votre entreprise. Et bien que cela ne soit jamais aussi amusant que vous le pensez, c’est le moment d’avoir une discussion honnête sur la propreté de vos données produit et sur la cohérence des différents workflows de votre entreprise.

Chez Dn’D, nous vous proposons une phase de conception basée sur l’animation d’ateliers adaptés à votre contexte, depuis l’analyse de votre architecture jusqu’à l’audit de votre plateforme E-Commerce. Ces ateliers permettront de mettre en exergue les besoins détaillés de vos équipes métiers, constamment challengés par nos consultants, afin de mener à la mise en place de best-practices. Cette étape, souvent précédée d’une phase de cadrage pour délimiter le périmètre du projet, doit aboutir à une rédaction de spécifications fonctionnelles et techniques, qui valideront/invalideront l’adéquation avec les possibilités natives de la solution sélectionnée.

Étape n°4 : la réalisation

L’implémentation de la solution PIM, des flux ou des connecteurs vers les applicatifs environnants, puis la reprise de données seront à définir avec votre intégrateur, évidemment basés sur les spécifications validées.

Durant cette étape, il est essentiel de mettre en place une matrice RACI (= Responsible, Accountable, Consulted, Informed) claire et partagée. La matrice RACI permet de visualiser l’attribution des rôles et des responsabilités de chaque membre d’un projet ou d’une équipe. Au-delà de son utilité en matière de gestion de projet, il s’agit avant tout d’un outil de coordination et de communication permettant de clarifier quels rôles et actions sont attribués aux différents acteurs du projet. Cela permet notamment de gagner du temps et d’éviter la désignation de rôles redondants et la confusion quant aux responsabilités individuelles de chacun.

Une fois que l’implémentation de votre solution PIM est effective au sein de votre socle technologique et que la mise à jour des données a été effectuée, nous vous conseillons d’effectuer du test and learn dans un espace de pré-production dédié. En effet, même si la phase de conception a été menée avec la plus grande implication de la part des différentes parties-prenantes du projet, un outil PIM est amené à évoluer en fonction des actualités business de votre entreprise et du marché dans lequel vous évoluez. Par conséquent, le fait d’effectuer des tests avec un petit groupe de key-users (data manager, intégrateur, responsable e-commerce…) vous apportera davantage de visibilité et de recul sur le bon fonctionnement de votre solution PIM, de manière à réaliser les ajustements et les optimisations nécessaires si la situation l’exige. Ce « lancement pilote » du système PIM vous permettra également d’améliorer la structure de vos données, de réduire ou d’éviter les entrées de données récurrentes, mais aussi d’améliorer la cohérence des informations à destination des utilisateurs finaux.

Si les étoiles sont alignées et que vous ne rencontrez pas de difficultés particulières, félicitations, vous pouvez désormais diffuser toutes vos informations produits vers vos différents canaux de vente !

Étape n°5 : la conduite du changement

Les raisons qui poussent le plus souvent les entreprises à adopter une solution PIM sont leur désir d’améliorer la qualité des informations produits ou encore la volonté d’optimiser et de simplifier le traitement des données. Le choix d’un système PIM efficace capable de réaliser ces tâches sans effort ne représente que la moitié du travail : vous devrez également trouver un moyen de présenter ce nouveau système à vos collaborateurs afin de les accompagner dans l’adoption du nouvel outil !

En effet, la mise en place d’une solution PIM peut impliquer des modifications dans les habitudes de travail de vos collaborateurs et des répercussions plus ou moins conséquentes en termes de ressources humaines. Il est primordial d’accompagner vos équipes dès la phase de réflexion du projet, jusqu’à 6 mois après le déploiement de celui-ci. Ainsi, le Change Management (= la conduite du changement) doit être mené de façon rigoureuse pour faciliter l’adaptation aux nouvelles pratiques de travail instaurées via la mise en place d’un PIM. Les 4 volets du Change Management ont tous une importance capitale :

• • Stratégie : définir en une seule phrase l’objectif final du projet. C’est au niveau du CoDir (= comité de direction) que cette tendance doit être donnée, même si l’objectif ne peut-être annoncée aux utilisateurs finaux dès le début.

• • Communication : mesurer et maîtriser la communication faite autour du projet. Un manque de communication peut avoir un effet anxiogène sur les équipes en place, tandis qu’une “sur-communication” risquerait de pressuriser l’équipe projet.

• • Formation : comme pour chaque déploiement de nouvel outil, la phase de formation doit être anticipée (tant sur la disponibilité du nouvel outil que sur celle des utilisateurs). Néanmoins, cette formation ne doit pas s’arrêter à une session animée par l’éditeur ou l’intégrateur : un référent doit être identifié en interne pour effectuer des ajustements et des rappels lors de l’utilisation quotidienne de la solution par les équipes.

• • Rétroaction : à tout moment du projet ou du run, il est indispensable d’analyser les retours des key-users afin de réajuster la conception ou le paramètrage de l’outil. Cela vous permettra d’éviter un rejet massif de la part des utilisateurs et de faciliter du mieux possible l’intégration du nouvel outil au sein de votre entreprise.

Pour mener cette conduite au changement dans les meilleures conditions, montrez à vos équipes les avantages qu’elles peuvent tirer de l’adoption de la solution PIM, plutôt que de leur montrer simplement l’aspect technique de l’utilisation du logiciel. N’hésitez pas à fournir une formation complète sur les fonctionnalités du système PIM à l’ensemble de vos équipes techniques, marketing et commerciales, l’objectif étant d’assurer une qualité de service optimale aux utilisateurs finaux du logiciel PIM et de leur permettre de s’approprier l’outil à 100%.

Conclusion

Quel que soit le partenaire et/ou l’éditeur que vous sollicitez pour mettre en œuvre votre projet, si vous suivez les étapes décrites ci-dessus et que vous prenez le temps de les réaliser, vous disposerez d’une méthodologie solide pour être guidé lors de ce processus. Dans tous les cas, nous vous conseillons vivement de vous faire accompagner par des experts certifiés tout au long du développement de votre projet PIM : cela vous permettra d’être conseillé au mieux vers la solution qui répondra le plus spécifiquement à vos besoins, mais aussi d’éviter des pertes de temps (et d’argent !) potentielles.

Dans le cadre d’un projet PIM réussi, le fait de disposer de données à jour est primordial, certes, mais le véritable défi réside dans le maintien permanent de la qualité de ces dites données, même après le déploiement.

Gardez à l’esprit qu’un projet PIM est avant tout un projet collectif, qui doit impliquer vos équipes et l’ensemble des parties-prenantes concernées : ainsi, en évoluant dans une logique collaborative, vous mettrez toutes les chances de vôtre côté pour garantir une implémentation PIM en bonne et due forme !

Vous souhaitez discuter de votre projet PIM ?

Notre équipe d’experts a développé un savoir-faire et une maîtrise pointue des projets PIM en E-Commerce. N’hésitez pas à nous contacter !