À l’heure où la digitalisation des entreprises ne cesse de s’accélérer, un défi majeur s’impose : celui de gérer efficacement les données de référence et de garantir leur fiabilité.
Les data “Master”, autrement appelées “de référence”, sont cruciales et peuvent concerner des sources tierces (vos fournisseurs, clients, distributeurs), vos produits / services, votre organisation (sites de production par exemple) ou encore votre comptabilité / finance. Malheureusement, elles sont souvent dispersées à travers différents systèmes et départements dans l’entreprise, entraînant certaines incohérences, redondances ou erreurs.
Alors, pour améliorer la prise de décision et plus globalement la performance de votre entreprise, vous pouvez miser sur le Master Data Management (MDM).
Voyons dans le détail son fonctionnement, ses avantages et les bonnes pratiques pour l’intégrer au sein de votre Système d’Information.
Qu’est-ce que le Master Data Management (MDM) ?
Le fonctionnement du MDM
Les données de référence jouent un rôle critique dans le bon fonctionnement des entreprises et sont inhérentes aux activités principales.
Concrètement, le Master Data Management (“gestion des données de référence” en français) a pour vocation de définir au mieux ces données et d’en faire une source unique, fiable et précise, qu’elles proviennent de votre CRM, de votre ERP ou d’une autre technologie.
Finalement, avec le MDM, vous serez en mesure de définir des règles et processus pour centraliser, standardiser et harmoniser votre data.
source : Blueway
Le MDM, à ne pas confondre avec l’ETL et le PIM
Bien que ces trois notions soient toutes centrées autour de la donnée, leurs objectifs et leurs fonctions n’en sont pas moins différents.
L’ETL (Extract, Transform, Load) est un processus de gestion des données utilisé pour déplacer et transformer les données entre différents systèmes. Son utilisation se fait le plus souvent pour collecter des données provenant de diverses sources pour ensuite les importer dans un système ciblé (généralement des DataWarehouse). L’ETL peut traiter toutes sortes de data, y compris les données transactionnelles et analytiques, alors que le MDM se concentre sur les données de références.
Concernant le PIM (Product Information Management), sa différence avec le MDM réside notamment dans la portée et le type de données traitées. Effectivement, le PIM se concentre uniquement sur les données relatives aux produits (descriptions, spécifications techniques, médias, traductions, etc.). Un PIM est utilisé pour gérer et publier ces données produit sur divers canaux, comme un site web, tandis que le MDM permet de faciliter des processus (gestion de la relation client, planification des ressources, etc.).
Le MDM est le master de toutes les entités. Ainsi, le PIM et l’ETL peuvent être considérés comme des sous-catégories complémentaires du MDM.
Le BPM (Business Process Management) est-il complémentaire au MDM ?
Le BPM et le MDM sont deux disciplines tournées vers la gestion des opérations et des données d’une entreprise. Elles sont donc totalement complémentaires.
Le BPM se concentre sur l’optimisation et la gestion des processus métiers (activités, flux de travail) quand le MDM est centré sur la gestion des données de référence. Donc, le MDM aide à garantir que les données utilisées dans les processus BPM soient exactes et fiables.
Ces deux disciplines œuvrent donc main dans la main pour améliorer l’efficacité opérationnelle d’une entreprise.
Concrètement, pourquoi mettre en place un MDM au sein de son organisation ?
L’intégration du Master Data Management (MDM) dans son organisation permet de répondre à divers enjeux et offre plusieurs avantages.
Une meilleure accessibilité à la donnée
Puisque le MDM centralise toutes les données de référence au sein d’un seul et même référentiel, il facilite grandement leur disponibilité et accessibilité. Le temps et les efforts nécessaires pour retrouver les données dispersées dans différents systèmes et bases de données sont ainsi considérablement réduits.
En appliquant des normes et des formats uniformes à vos données, vous facilitez également leur intégration.
Des données de qualité et fiables
Le Master Data Management applique des processus stricts de gouvernance de donnée (nettoyage, validation, déduplication notamment) pour éliminer toutes les erreurs et incohérences qui peuvent être rencontrées. De ce fait, les normes de qualité vont garantir que les données soient le plus précises, complètes et à jour possible, augmentant ainsi leur fiabilité.
Un gain d’efficacité opérationnelle
En fournissant des données d’une grande qualité et fiabilité, le MDM vous permet d’améliorer l’efficacité des processus opérationnels. Vos équipes n’ont plus à consacrer du temps et des ressources à la recherche, vérification ou correction des données incorrectes. Vous réduisez ainsi les délais de traitement, optimisez les flux de travail et favorisez la collaboration entre les différents services de l’entreprise.
Une meilleure conformité réglementaire
La gestion rigoureuse et transparente des données est cruciale pour votre mise en conformité aux diverses réglementations en matière de protection des données. Le MDM permet de démontrer facilement la conformité aux exigences légales et réglementaires. De plus, les mécanismes de contrôle d’accès et de sécurité du MDM garantissent une certaine protection des données sensibles.
Quelles sont les bonnes pratiques pour mettre en place son Master Data Management ?
L’intégration du MDM dans son Système d’information n’est pas une chose anodine.
Ainsi, nous vous conseillons :
- de définir une stratégie de gestion des données claire et précise (objectifs, rôles, responsabilités, processus, KPIs, etc.)
- d’identifier vos données de référence, notamment celles qui doivent être prioritaires
- de choisir la bonne technologie, celle qui convient le mieux à vos besoins et qui s’intègrera plus simplement avec vos autres systèmes et applications
- de mettre en place des processus de validation et de nettoyage des données
- d’impliquer vos utilisateurs finaux dès le début du projet
- de former et d’accompagner les utilisateurs du MDM pour garantir son adoption
Les experts de l’agence Dn’D sont en capacité de vous accompagner dans la mise en place de votre solution MDM. Leur expertise approfondie dans la gestion des données leur permet de vous conseiller sur les meilleures pratiques et stratégies à adopter au sein de votre organisation.
Vous souhaitez intégrer le MDM ? Discutons-en ensemble !
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